上文(wen)中，我(wo)們介紹成功策劃(hua)大(da)型活(huo)動(dong)的前(qian)五(wu)個因素，下文(wen)中，我(wo)們將針對剩余的五(wu)個因素來做詳細介紹。
大型活動策劃成功因素五、充分的可行性研究階段
舉(ju)辦(ban)大型活(huo)動(dong)，必須(xu)考慮活(huo)動(dong)是否有必要舉(ju)辦(ban)、舉(ju)辦(ban)能否成(cheng)功、舉(ju)辦(ban)后能否取(qu)得預(yu)(yu)(yu)(yu)期(qi)效(xiao)果(guo)。在組織(zhi)活(huo)動(dong)之前，必須(xu)預(yu)(yu)(yu)(yu)先對活(huo)動(dong)能否安全穩妥舉(ju)辦(ban)并實(shi)(shi)現預(yu)(yu)(yu)(yu)期(qi)效(xiao)果(guo)進(jin)行(xing)詳(xiang)細的(de)(de)研究，以確保大型活(huo)動(dong)決策的(de)(de)正確。在廣泛(fan)、深(shen)入調(diao)查研究的(de)(de)基礎上，不(bu)僅(jin)要充(chong)分論(lun)證活(huo)動(dong)的(de)(de)必要性(xing)(xing)、可(ke)行(xing)性(xing)(xing)，還要對各種活(huo)動(dong)預(yu)(yu)(yu)(yu)案(an)進(jin)行(xing)比較分析(xi)論(lun)證，提早研究活(huo)動(dong)實(shi)(shi)施(shi)過(guo)程(cheng)中可(ke)能遇(yu)到的(de)(de)突發性(xing)(xing)問題，并準備好周密的(de)(de)處置方案(an)。同(tong)時要高度重(zhong)視對活(huo)動(dong)實(shi)(shi)施(shi)后的(de)(de)政治輿論(lun)、社會影響、經濟效(xiao)益的(de)(de)科學預(yu)(yu)(yu)(yu)測和效(xiao)果(guo)評估。
策劃與執行是大型活動成功的(de)決定(ding)因素
大型活動策劃成功因素六、嚴格的審查批準階段
大(da)(da)(da)型(xing)活(huo)動(dong)(dong)(dong)(dong)特別是(shi)大(da)(da)(da)型(xing)文(wen)體活(huo)動(dong)(dong)(dong)(dong)舉辦前(qian)(qian)需(xu)要取得公安(an)(an)、文(wen)化等(deng)部(bu)門的行(xing)(xing)(xing)政(zheng)許可(ke)。多數情(qing)況下，由于需(xu)要設置戶外大(da)(da)(da)型(xing)廣告、搭建(jian)大(da)(da)(da)會展臺(tai)及布線等(deng)，又涉及市政(zheng)市容、安(an)(an)全生(sheng)產(chan)、消防等(deng)部(bu)門的職能。事(shi)前(qian)(qian)要把活(huo)動(dong)(dong)(dong)(dong)現(xian)場的效果(guo)圖(tu)、平面圖(tu)、電路圖(tu)等(deng)遞交(jiao)有關(guan)部(bu)門審查和(he)(he)批準(zhun)，建(jian)設過程中還需(xu)要這(zhe)些部(bu)門進(jin)行(xing)(xing)(xing)安(an)(an)全檢查等(deng)。在大(da)(da)(da)型(xing)活(huo)動(dong)(dong)(dong)(dong)中，以上部(bu)門的作(zuo)用不(bu)僅體現(xian)在行(xing)(xing)(xing)政(zheng)許可(ke)和(he)(he)行(xing)(xing)(xing)政(zheng)監督等(deng)行(xing)(xing)(xing)政(zheng)管理(li)方面，在活(huo)動(dong)(dong)(dong)(dong)前(qian)(qian)期的可(ke)行(xing)(xing)(xing)性研(yan)究(jiu)和(he)(he)組織策劃階段就(jiu)有可(ke)能已經深度介(jie)入。活(huo)動(dong)(dong)(dong)(dong)中各(ge)部(bu)門協(xie)同制定有關(guan)技術方案，溝通協(xie)調涉及的審查批準(zhun)事(shi)項，根據(ju)不(bu)同的行(xing)(xing)(xing)業標(biao)準(zhun)和(he)(he)技術準(zhun)則，提出嚴格的要求，進(jin)而制定科學、合理(li)、可(ke)行(xing)(xing)(xing)的大(da)(da)(da)型(xing)活(huo)動(dong)(dong)(dong)(dong)策劃方案，并協(xie)同組織實施(shi)和(he)(he)監督檢查，共(gong)同確保(bao)活(huo)動(dong)(dong)(dong)(dong)順利(li)進(jin)行(xing)(xing)(xing)。
大型活動策劃成功因素七、周密的組織協調階段
組(zu)(zu)織(zhi)(zhi)協(xie)調(diao)(diao)是(shi)大型活(huo)動(dong)順利進(jin)行(xing)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)脈絡(luo)和(he)(he)(he)觸角(jiao)。大型活(huo)動(dong)是(shi)復(fu)(fu)雜的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)開放型系統，諸多(duo)活(huo)動(dong)板塊和(he)(he)(he)環節(jie)會(hui)(hui)產生不(bu)特定的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)溝(gou)通(tong)對象，每個對象都要(yao)采用相應的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)方(fang)(fang)式(shi)與之進(jin)行(xing)有(you)效溝(gou)通(tong)。如果某些活(huo)動(dong)是(shi)重復(fu)(fu)舉(ju)辦的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)，例(li)如四年一次的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)奧運會(hui)(hui)、足球世界(jie)杯，因(yin)有(you)成(cheng)(cheng)熟(shu)定型的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)技術標準及(ji)大量慣例(li)、先例(li)，基(ji)本能(neng)夠(gou)界(jie)定好活(huo)動(dong)項目(mu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)目(mu)標、范(fan)圍和(he)(he)(he)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)模(mo)(mo)式(shi)，但仍會(hui)(hui)產生海量的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)組(zu)(zu)織(zhi)(zhi)協(xie)調(diao)(diao)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)。如果主(zhu)(zhu)(zhu)辦的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)大型活(huo)動(dong)無先例(li)可循，組(zu)(zu)織(zhi)(zhi)過(guo)程中任(ren)何理解(jie)上的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)差異和(he)(he)(he)行(xing)動(dong)上的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)不(bu)一致(zhi)都要(yao)通(tong)過(guo)協(xie)調(diao)(diao)和(he)(he)(he)磨合(he)來達(da)到統一。組(zu)(zu)織(zhi)(zhi)協(xie)調(diao)(diao)貌似簡單，實(shi)(shi)際上相當復(fu)(fu)雜。這種復(fu)(fu)雜性不(bu)僅(jin)表(biao)現在協(xie)調(diao)(diao)層次的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)多(duo)樣(yang)、協(xie)調(diao)(diao)主(zhu)(zhu)(zhu)體的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)眾(zhong)多(duo)，還體現為(wei)信息在溝(gou)通(tong)環節(jie)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)不(bu)斷過(guo)濾和(he)(he)(he)消耗。因(yin)此，大型活(huo)動(dong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)組(zu)(zu)織(zhi)(zhi)協(xie)調(diao)(diao)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)要(yao)特別(bie)注意方(fang)(fang)式(shi)方(fang)(fang)法，既要(yao)有(you)召開協(xie)調(diao)(diao)會(hui)(hui)議形成(cheng)(cheng)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)書面(mian)文件(jian)、會(hui)(hui)議紀(ji)要(yao)等正式(shi)溝(gou)通(tong)，也要(yao)有(you)口頭表(biao)達(da)、郵(you)件(jian)聯絡(luo)、電話、短信等即時溝(gou)通(tong)，以確保溝(gou)通(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)有(you)效性。工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)層的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)溝(gou)通(tong)環節(jie)存在務虛和(he)(he)(he)務實(shi)(shi)兩種模(mo)(mo)式(shi)，務虛模(mo)(mo)式(shi)主(zhu)(zhu)(zhu)要(yao)是(shi)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)層揣摩主(zhu)(zhu)(zhu)旨意圖，領會(hui)(hui)領導精神。務虛不(bu)是(shi)言之無物，工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)層要(yao)通(tong)過(guo)務虛初步碰出活(huo)動(dong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)目(mu)標和(he)(he)(he)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)范(fan)圍。務實(shi)(shi)模(mo)(mo)式(shi)則(ze)(ze)是(shi)在原則(ze)(ze)框架下的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)細化和(he)(he)(he)實(shi)(shi)施，是(shi)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)層針對遇(yu)到的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)問題(ti)，各盡(jin)(jin)所能(neng)作(zuo)(zuo)答(da)，恪盡(jin)(jin)職守解(jie)決問題(ti)。
策劃(hua)與執行是大(da)型活動成功(gong)的決定因素
大型活動策劃成功因素八、緊湊的進程控制階段
大(da)(da)型(xing)活動(dong)(dong)策劃(hua)(hua)的(de)(de)(de)(de)進(jin)程(cheng)控(kong)制(zhi)就是組織者在(zai)活動(dong)(dong)過程(cheng)中對節點的(de)(de)(de)(de)控(kong)制(zhi)。這些節點主要(yao)包括(kuo)(kuo)活動(dong)(dong)的(de)(de)(de)(de)開幕、閉幕以(yi)及各個環節的(de)(de)(de)(de)銜接點。首(shou)先(xian)是開幕、閉幕時(shi)機選(xuan)擇(ze)(ze)要(yao)慎重。尤其是黨(dang)政機關主辦參與的(de)(de)(de)(de)大(da)(da)型(xing)活動(dong)(dong)項目，由于牽涉(she)面廣、意義重大(da)(da)，必須(xu)選(xuan)擇(ze)(ze)一個好的(de)(de)(de)(de)時(shi)機來舉(ju)辦。活動(dong)(dong)的(de)(de)(de)(de)舉(ju)辦時(shi)間還可能受到國際局勢、社會(hui)環境(jing)以(yi)及參與觀眾、組織者的(de)(de)(de)(de)意志，甚至(zhi)是擬邀(yao)請出(chu)席的(de)(de)(de)(de)領導或其他重要(yao)人(ren)物(wu)日程(cheng)安排的(de)(de)(de)(de)影響(xiang)。其次要(yao)有(you)(you)完整的(de)(de)(de)(de)項目進(jin)程(cheng)計(ji)劃(hua)(hua)。包括(kuo)(kuo)總體計(ji)劃(hua)(hua)、分項計(ji)劃(hua)(hua)和滾(gun)動(dong)(dong)計(ji)劃(hua)(hua)等內容。我們常(chang)說計(ji)劃(hua)(hua)趕不上變(bian)(bian)化(hua)(hua)，再科學、系統的(de)(de)(de)(de)活動(dong)(dong)策劃(hua)(hua)在(zai)組織執行中也會(hui)有(you)(you)諸多變(bian)(bian)數。因此任(ren)何計(ji)劃(hua)(hua)都要(yao)有(you)(you)預(yu)案或第二方案，活動(dong)(dong)一旦(dan)開始(shi)，預(yu)定的(de)(de)(de)(de)條件和環境(jing)發(fa)生變(bian)(bian)化(hua)(hua)，既定方案也須(xu)相應調整。
大型活動策劃成功因素九、穩妥的風險控制和應急管理
任何風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)都是(shi)大(da)型活動策劃的(de)(de)大(da)敵(di)。在(zai)(zai)某種程度(du)上，活動進程控(kong)制(zhi)(zhi)得好(hao)(hao)不(bu)好(hao)(hao)，活動策劃得是(shi)否(fou)周密，關(guan)鍵在(zai)(zai)于能(neng)否(fou)通過對(dui)活動中發生意外的(de)(de)概(gai)率分析，制(zhi)(zhi)定完備的(de)(de)應急預案，以防(fang)止意外的(de)(de)發生。要(yao)牢固樹立(li)零風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)理念，消(xiao)除(chu)一切可(ke)(ke)以消(xiao)除(chu)的(de)(de)苗頭和(he)(he)隱患，并制(zhi)(zhi)定預防(fang)可(ke)(ke)能(neng)風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)的(de)(de)工作方案。對(dui)于重大(da)會議、賽事活動，低風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)不(bu)僅僅是(shi)現場(chang)組織混亂、飲食(shi)衛生不(bu)達標，還有可(ke)(ke)能(neng)是(shi)移動信號(hao)不(bu)好(hao)(hao)、聯(lian)絡不(bu)暢(chang)等(deng)；高風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)則包括恐(kong)怖襲擊、惡劣天氣等(deng)。低風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)與高風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)之間還存在(zai)(zai)過渡和(he)(he)轉化的(de)(de)可(ke)(ke)能(neng)。要(yao)將風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)管(guan)理的(de)(de)意識貫穿到(dao)活動的(de)(de)始終(zhong)，對(dui)任何潛在(zai)(zai)的(de)(de)風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)進行識別和(he)(he)分析，并制(zhi)(zhi)定相應的(de)(de)對(dui)策。要(yao)注意查詢有關(guan)記(ji)錄、資料，借(jie)鑒(jian)以往的(de)(de)寶貴經驗，熟練(lian)運用(yong)系統分解(jie)、情景模(mo)擬等(deng)方式方法(fa)，制(zhi)(zhi)作周密的(de)(de)風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)論證報告，進而制(zhi)(zhi)定切實可(ke)(ke)行的(de)(de)風(feng)(feng)險(xian)(xian)(xian)控(kong)制(zhi)(zhi)策略，確保大(da)型活動成功舉辦(ban)。